En toda relación comercial, si simplificamos de forma muy elemental, aparecen tres aspectos fundamentales: el pedido, el envío y el cobro.
En la entrada anteriormente publicada sobre el ciclo del pedido, analice el pedido, como elemento de información a partir del cual se inicia una relación comercial. El siguiente paso en esa relación seria el envío y finalizara con el cobro. Cuando esa relación comercial es fructífera y cumple las expectativas esperadas entre los que intervienen, esa relación se mantendrán o se incrementa; y al contrario, cuando existen diferencias o intereses contrapuestos entre ambos y no se subsanan, la relación finalizara con problemas o se rompe de forma "traumatica".
A diferencia del pedido, en el envío existe un aspecto físico, la manipulación de la mercancía, ademas de un aspecto administrativo, el movimiento de información.
El envío esta conformado por un conjunto de mercancías debidamente preparadas para que se reciban en el lugar designado, en el plazo acordado y en perfectas condiciones, todo ello según lo establecido por el cliente en el contrato de compraventa o bien a través del pedido. Según se deduce de la definición de envío, los productos solicitados deben ajustarse a cuatro parámetros:
- Cantidad: numero de unidades, volumen, peso, tipo de presentación, etc.
- Plazo: fecha acordada para la entrega.
- Lugar: punto concreto de entrega.
- Estado: sin roturas, faltas o desperfectos.
La preparación de la expedición.
La preparación de la expedición supone una serie de fases ordenadas, principalmente de carácter físico:
extracción, empaquetado, paletizacion, pesado y etiquetado. Pero para que se realice correctamente, es imprescindible que previamente se consulte o se cree una serie de documentos administrativos: el albarán, la orden de extracción, la ficha de almacén, la ficha de producto, el contrato de compraventa y el pedido. Vamos a analizar a continuación la fases de la preparación de la expedición:
Localización y extracción. Consiste en localizar en que estantería y en que alvéolo se encuentra la mercancía solicitada. En este proceso pueden producirse diversas circunstancias:
- Que la cantidad demandada no sea una unidad logística completa, por la que la extracción se realizara en unidades sueltas; en este caso la actividad se le denomina picking.
- Que la cantidad requerida por el cliente no se disponga en su totalidad y sea por tanto necesaria una división del envío; lógicamente, para que se produzca este envío parcial se requiere que exista conformidad por parte del cliente.
Acondicionamiento y empaquetado. Finalizado el proceso de extracción y agrupados los paquetes por envíos, procede la adecuación de cada uno de ellos de acuerdo a la unidad de envío, al destino, al tiempo de transito y la modo de transporte. Esto supone completar con material de relleno las unidades de envío que, por las características de forma y tamaño del pedido, no ocupan todo el volumen o superficie de la caja y complementar con elementos de barrera, tipo de material desecante o anticorrosivo, cuando el tipo de mercancía, el modo de transporte o el tiempo de transito asi lo requieran. En esta fase se utilizan precintos de seguridad cuando la naturaleza del envío lo exija y las características de la caja lo permitan.
Precintado, paletizado y zunchado. En esta fase se procede a cerrar los paquetes utilizando un precinto (cinta adhesiva resistente) o cualquier elemento similar (grapas, papel encolado). A continuación, y siempre que el envío lo permita, se paletiza, es decir, se colocan las cajas y paquetes de la forma adecuada sobre una paleta para que la carga constituya una unidad de envío cohesionada y resistente, empleando para ello elementos de cohesión (colas y hojas de cartón) por cada capa cuando no sea posible la imbricacion de los paquetes, evitando los "comedores de volumen".
Finalmente se aplicaran elementos de protección general, tales como cantoneras, perfiles o plásticos de burbujas para evitar, reducir o minimizar los riesgos mecánicos, en algunos casos se complementara con flejes y film retráctil, o bien únicamente se flejara.
Pesado. El pesado de unidad de envío responde a doble propósito:
- Es un elemento de comprobación o verificación del envío.
- Es un elemento de control del limite de capacidad de carga del vehículo de transporte.
Etiquetado. El etiquetado cumple varios objetivos:
- Permite a una expedición conformada por unb grupo de cajas o paquetes se asocie a un periodo. Esta información se apoya en rotulado con letras de palo seco (lineas rectas, sin perfiles) o con la impresión de etiquetas adhesivas donde figuran el consignatario de la mercancía y el centro expedidor. Dependiendo del grado de informatización o de las exigencias del cliente, se incorpora el código de barras u otro sistema de control de mercancías.
- Personaliza los bultos cuando existen varios, independientemente de que estén papeletizados o no. Así, por ejemplo, en un envío formado por 8 paquetes, el tercer paquete estaría indicado como "3/8".
- Facilita información a los operarios que manipulan los bultos sobre características, orientación y protección que debe darse, asi como, el el caso de mercancías peligrosas, los riesgos. Generalmente esta información esta previamente impresa en la caja o el paquete, con independencia del destinatario.
Documentación. La documentación que acompañara a la expedición puede ser de dos tipos. Una que hace referencia a la entrega de la mercancía: el albarán (para operaciones nacionales y comunitarias) o la factura pro forma (en operaciones de exportación o extra comunitarias para el calculo del arancel y emisión de orden de pago). El otro documento que acompaña al envío es la carta de porte, solo cuando el transporte es efectuado por un tercero (transportista, agencia de transporte o transitario) y no por la empresa que efectúa el envió. La emisión de la carta de porte, cuando la hubiera, la realiza el transportista según la información facilitada por el almacén, indicando el listado de bultos, paquetes, pesos, lugar y fecha de entrega. Es practica habitual que la carta de porte la extienda el cargador para simplificar los tramites y cuando existe una relación de confianza mutua entre cargador y transportista.
Consolidación. En esta fase, la ultima antes de que los bultos o las paletas sean cargados en el transporte, se procede a la agrupación de envíos por destinos o zonas para su estrega. Esta acción se desarrolla en la zona de expedición que esta contigua al muelle de carga o en el propio muelle de carga.
Transporte. Finaliza el proceso de la expedición con la carga de la mercancía en el transporte y la firma de la carta de prote tanto por el expedidor como por el transportista.
