LA GESTION DE ALMACENES

A lo largo de los años, y conforme evoluciona la logística, el almacén ha ido variando y ampliando su ámbito de responsabilidad. El almacén es una unidad de servicio y soporte en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. 

La gestión de almacenes es el proceso de la función logística que trata la recepción, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de cualquier material: materias primas, semielaborados, terminados, asi como el tratamiento e información de los datos generados. Tiene como objetivo optimizar una área logística funcional que actúa dos etapas de flujo como el abastecimiento y la distribución física.

El objetivo principal de la gestión de almacenes consiste en garantizar un suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de produccion requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rítmica.

La gestión de almacenes se sitúa en el mapa de procesos logísticos entre la gestión de existencias y el proceso de gestión pedidos y distribución. De esta manera el ámbito de responsabilidad del área de almacenes nace en la recepción de la unidad física en las propias instalaciones y se extienden hasta el mantenimiento del mismo en la mejores condiciones para su posterior tratamiento.

El mismo origen de la existencia de un almacén, fundamentalmente, la necesidad de mantener inventarios, marca el limite entre la gestión de existencias y gestión de almacenes.

Del mismo modo la gestión de almacenes finaliza su función cuando los objetos almacenados pasan a ser pedidos. A partir de ahí, la responsabilidad pasa a la gestión de pedidos y distribución.

IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTION DE ALMACENES.

Describir la importancia y objetivos de un gestion depende directamente de los fundamentos y pricipios que enmarca la razon de ser de la misma, sin embargo tal como lo observamos en el grafica antirior sobre el "debe ser almacenado quien formula las cuestiones de fundamento y principio, es la gestion de inventario o existencia, y esta se basa la gestion de almacenes para tener una gran importancio y unos claros objetivos.

Los objetivos que deben plantearse una gestion de almacenes son:

• Rapidez en entrega
• Fiabilidad
• Reducción de costes
• Maximizacion del volumen disponible
• Minimacion de las operaciones de manipulación y transporte

Los beneficios (que justifican su importancia) son:

• Reducción de tareas administrativas
• Agilidad del desarrolle del resto de procesos logísticos
• Optimizacion de la gestión del nivel de inversión del circulante
• Mejora de la calidad del producto
• Optimizacion de costes
• Reducción de tiempo de proceso
• Nivel de satisfacción del cliente

FUNCIONES DEL ALMACÉN

Las funciones del almacén depende de la incidencia de múltiples factores tanto físicos como organizacionables, algunas funciones resulta comunes en cualquier entorno, dichas funciones son:

• Recepción de materiales
• Registro de entradas y salidas de almacén
• Almacenamiento de materiales
• Mantenimiento de materiales y almacén
• Despacho de materiales
• Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad

PRINCIPIOS DEL ALMACÉN

La gestión de almacenes debe establecer y regirse por unos principios comunes fundamentales, conocidos como principios del almacén (aplicables a cualquier entorno):

• La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos deben encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacén
• El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, despacho y ayuda en el control de inventarios.
• Debe existir una sola puerta, o en todo caso una de entrada y una de salida (ambas con su debido control)
• Llevar un registro diario de todas las entradas y salidas.
• Informar a control de inventarios y contabilidad de todos los movimientos del almacén, la programación y control de produccion sobre las existencias.
• Asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventario y produccion.
• La identificación debe estar codificada.
• El material o producto se debe ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes y espacios marcados para su ubicación. Esta ubicación debe marcarse en las tarjetas de registro y control.
• Los inventarios se debe hacer por personal ajeno al almacén.
• Las operaciones de entradas y salidas del almacén se requiere documentación autorizada según sistema existente.
• La entradas al almacén debe estar prohibido a personas ajenas del mismo, siendo restringida al personal autorizado por la gerencia y departamento control de inventarios.
• La disposición del almacén debe ser lo mas flexible para realizar modificaciones con una mínima inversión.
• Los materiales almacenados deberán facilitar su ubicación.
• La disposición del almacén facilitara el control de materiales.
• El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento, debe permitir las condiciones de operación.