EL CICLO DEL PEDIDO (EL PEDIDO)

El ciclo del pedido esta constituido por diferentes fases. Dicho proceso se inicia con la solicitud de la mercancía que se desea comprar y finaliza con la entrega de la misma por parte del proveedor.

EL PEDIDO.

La primera fase del ciclo se inicia con la solicitud de la mercancía, a la que se denomina pedido. El pedido consiste en solicitar al proveedor por parte del cliente unos bienes o servicios, en el que se debe detallar lo siguiente:

• El bien o servicio que desea que le suministren.
• La condiciones en que se debe realizar la entrega el bien.
• La obligación del vendedor a cumplir con la entrega.

El hecho de efectuar un pedido constituye un acto administrativo, que generalmente realiza el cliente, y que debe recoger de forma exacta , sin dar a lugar a errores, las obligaciones comerciales mutuas para que se realice la entrega de la mercancía. En el pedido debe constar:

• Aquello que el proveedor debe entregar al cliente.
• Lo que el proveedor debe recibir del cliente.
• Las obligaciones que originan el propio pedido a ambas partes.

Clases de pedido.

Existe gran variedad de pedidos y se clasifican atendiendo a la forma de solicitarlo o los productos que se adquieren. Entre ellos destacamos los criterios siguientes:

Según el tiempo que dura el proceso desde que se emite el documento de solicitud hasta que se entrega al proveedor:

• Lentos. Son aquellos que realiza el cliente en un formulario de su empresa y lo envía por correo, o bien aquellos en los que el cliente espera que el agente o representante del proveedor le visite y con su empresa detalle la mercancía que el cliente solicita, siempre con la conformidad de este ultimo.
• Rápidos. Son aquellos que se realizan a través de medios informáticos y de telecomunicación, mediante teléfono, fax, teletipo, Internet u otro sistema de comunicación entre ordenadores.

Según la formulación de los pedidos.

• Verbales. Se realizan hablando entre proveedor y cliente; puede ser personalmente, aunque lo mas frecuente es realizarlo por linea telefónica. Aunque no es lo mas recomendable, por las consecuencias que puede reportar en el supuesto de que algún pedido solicitado por este medio no llegue en las condiciones estipuladas, pues no existe un documento que lo justifique.
• Escritos. Se diferencia de los anteriores por que emplean un documento escrito para realizar la solicitud; para ello existen impresos específicos o bien se pueden formular mediante una carta. Se puede realizar bien a iniciativa del proveedor, bien a través de una agente comercial o representante con su propio formulario que puede ser de papel o aparatos electrónicos conectados a Internet

Según la naturaleza del bien o servicio solicitados.

• De productos. Estos pedidos se caracterizan porque en ellos se describen los articulos solicitados, referencia, cantidad y precio por unidad. Los productos podemos clasificarlos como perecederos y duraderos.
• De trabajo y servicio. Se caracterizan porque generalmente incluyen mano de obra, ademas de los materiales utilizados.

Según la forma de entrega de la mercancía.

• Entrega única. Es aquella que el total de la mercancía se solicita en un solo pedido y se entrega de una sola vez.
• Escalonada. Es aquella que la mercancía se entrega en varias fechas, bien cantidades y productos iguales o bien diferentes.

Según la determinación del precio de los productos.

• Pedidos con precio determinado o fijo. Cuando se conoce el precio exacto de la mercancía solicitada.
• Pedidos con precio sobre cotización. Cuando el precio dependerá de como se cotice el producto en el momento de realizar el pedido.

Partes del pedido.

a) Descripción del producto o servicio que se solicita.

• Nombre o razón social, tanto del comprador como del vendedor.
• Numero o código de identificación fiscal del comprador como del vendedor.
• Domicilio, código postal, localidad y provincia de ambas partes.
• Denominación habitual del bien o servicio.
• Descripción de la calidad y características técnicas.
• Enumerado de la referencia correspondiente al bien o servicio.
• Cantidad que se solicita, expresada en las magnitudes que se suministra (metros, litros, unidades, etc.)
• Precio unitario.

b) Condiciones referentes a la entrega de la mercancía.

• Plazo de entrega de la mercancía.
• Lugar de entrega.
• Medio de transporte.
• Información sobre el embalaje y protección.

c) Otras condiciones.

• Forma de pago.
• otras observaciones.

Podemos ver a continuación un ejemplo de una propuesta de pedido y una carta de pedido.